Pengajuan Visa Schengen via Jerman, Cara Apply dan Persyaratan

My Month-Long Journey Through Europe!
Part 1

Jalan-jalan karena kecewa dan penasaran, dua hal inilah yang menjadi alasan utama aku pergi ke beberapa negara di Eropa kali ini. Kalau perjalanan pertamaku dulu pemicunya adalah karena ga bisa ikut program study tour dari sekolah ke Italy karena harga paketnya di luar jangkauan keuanganku saat itu, kali ini pemicunya adalah karena aku gagal sekolah di Jerman. Meski sudah mencoba beberapa kali, hasilnya selalu gagal dengan alasan yang berbeda-beda. Kalau memang aku tidak ditakdirkan untuk sekolah di sana, paling tidak aku sudah pernah menginjakkan kaki di sana meski tujuannya bukan untuk sekolah. Aku termasuk orang yang menganut ilmu hidup hanya sekali, uang bisa dicari lagi, tapi umur ga akan balik lagi. Dengan modal nekad dan sedikit impulsif, meski tabungan mepet, kuputuskan untuk pergi.

Awal Januari aku mulai cek harga tiket ke Eropa, dan kebetulan ada tiket yang sesuai dengan bujetku yaitu di bawah 10 juta. Harga tiket Turkish Airlines untuk rute Jakarta-Jerman pp adalah sekitar 8 jutaan. Karena kali ini aku ingin agak lama di sana, dan sekalian berkunjung ke beberapa negara, akhirnya aku iseng untuk cek harga dengan rute yang berbeda. Aku cek rute Jakarta – Munich untuk berangkat, dan Barcelona – Jakarta untuk baliknya, ternyata harganya tak terlalu beda jauh, hanya sekitar 9 juta kurang sedikit. Tanpa pikir panjang, langsung aku klik book. Kuputuskan untuk pergi sebulan lamanya.

Setelah tiket kubeli, aku baru sadar bahwa proses mendapatkan visa Schengen memerlukan waktu yang agak lama. Di VFS Global Jakarta, proses sampai jadinya visa adalah sekitar 3-15 hari sedangkan aku akan berangkat dalam waktu satu bulan lagi. Itu artinya, jika visaku ditolak, kemungkinan aku tak akan punya cukup waktu untuk mengajukan visa untuk yang kedua kalinya. Meskipun aku sudah pernah ke Eropa sebelumnya, tetap ada rasa khawatir permohonanku akan ditolak karena sebelumnya aku berangkat dari Jepang, yang secara persyaratan memang lebih simpel daripada Indonesia.

Selain itu, aku juga baru ingat kalau untuk mengajukan visa juga perlu membuat janji temu terlebih dahulu yang belum tentu bisa dapat jadwal segera, tergantung berapa banyak yang mendaftar. Beruntung, ketika aku mendaftar tanggal 3 Januari, aku bisa dapat slot terdekat yaitu tanggal 8 Januari. Memang, lebih cepat lebih baik. Namun, itu artinya aku hanya punya waktu kurang dari lima hari untuk mempersiapkan semua dokumennya! Padahal saat itu aku juga sedang ada deadline pekerjaan yang belum selesai.

Dengan berbekal the power of kepepet, semua dokumen berhasil aku siapkan tepat waktu. Yaaah meskipun ada beberapa dokumen seperti, rute perjalanan dan cover letter yang aku kerjakan terlalu mepet, yaitu pas di dalam kereta menuju Jakarta. Selama di kereta, sambil ngantuk-ngantuk aku kerjakan agak seadanya yang penting tertulis rapi dan runtut setiap tanggal dan rutenya. Sesampainya di Jakarta, aku langsung pesan Gojek untuk mengantarku ke tukang foto copy lalu segera menuju VFS Global di Kuningan City Mall.

Untuk biaya visa Schengen sendiri adalah sebesar 1,3 juta rupiah. Selain biaya visa, aku juga menambahkan layanan tambahan lainnya yaitu layanan kurir serta bantuan pengisian formulir. Masing-masing sebesar 120 ribu rupiah. Aku mengambil layanan tambahan ini karena ada beberapa poin yang aku agak ragu cara mengisinya. Lebih baik diserahkan ke ahlinya saja biar kemungkinan lolosnya lebih besar. Sedangkan untuk layanan kurir, aku tambahkan agar aku tak perlu repot balik ke Jakarta kalau visanya sudah jadi.

VFS Global Jakarta

Ketika aku datang, antrian sudah sangat panjang. Bukankah semua orang harus membuat janji temu, kenapa masih harus ada yang mengantri di luar? Aku sudah punya nomor janji temu, mestinya aku tak perlu antri di luar dong? Pikirku saat itu. Kuputuskan untuk bertanya pada security yang ada di depan pintu masuk, dan aku diperbolehkan masuk setelah menunjukkan bukti janji temuku. Jadi, kesimpulannya aku tak tahu kenapa ada yang mengantri di luar. Apakah mereka orang-orang dari travel agent? Atau orang-orang yang tidak tahu kalau harus membuat janji temu dulu sebelumnya? Entahlah.

Setelah masuk, di dalam aku harus melaporkan ke petugas dan menunjukkan bukti booking janji temuku, lalu petugas tersebut memberikanku nomor antrian untuk di dalam. Sebagai catatan, laptop dan tablet tidak diperbolehkan dibawa ke dalam. Di sini disediakan tempat penitipan dengan membayar sebesar 55 ribu rupiah. Setelah melewati security check, aku langsung diarahkan ke loket untuk negara Jerman.

Di dalam cukup luas, dan tersedia puluhan loket yang dibagi berdasarkan kategori negaranya. Untuk yang Jerman, ada sekitar enam loket yang buka saat itu. Selain itu, di dalam juga tersedia beberapa layar yang menunjukkan nomor antrian untuk dipanggil. Nomor antrian tersebut tidak hanya untuk loket pengajuan visa Jerman saja, tetapi juga untuk loket negara wilayah Schengen lainnya. Jadi memang harus hati-hati dan jeli melihat nomor antrian kita.

syarat visa schengen – PENGECEKAN DOKUMEN

Setelah hampir satu jam menunggu, nomor antrianku akhirnya muncul di layar, tetapi kemudian menghilang kembali. Hal tersebut terjadi beberapa kali hingga aku sadar kalau nomor yang muncul selanjutnya adalah nomor-nomor sesudah nomorku. Akhirnya kuberanikan diri bertanya ke petugas loket yang saat itu sedang kosong. Ternyata memang mesin panggilnya sering eror, terkadang acak dan tidak urut. Petugas kemudian mempersilakanku duduk, dan aku dilayani tanpa perlu menunggu lagi.

Di bawah ini adalah daftar persyaratan untuk visa kunjungan. Aku memberikan catatan untuk setiap poinnya sesuai dengan pengalamanku selama proses pengurusan visa ini. Karena aku juga akan mengunjungi teman yang tinggal di Jerman, jadi aku mengajukan jenis visa kunjungan dan wisata. Untuk syaratnya sendiri secara keseluruhan sama untuk kedua visa tersebut. Bedanya hanya perlu tambahan invitation letter serta data diri beserta bukti identitas diri orang yang akan dikunjungi di negara tersebut.

Syarat	Catatan
1. Application form (Original) Fully completed in German, English or Indonesian language version through e-application VIDEX printed out and signed by the applicant.	Aku isi dalam bahasa Inggris.
2. Contact Consent Form (Original)	–
3. Passport (Original + 1 Copy) – Validity minimum three months from the date of expiry of the requested visa – Signed by bearer or stamped by authority (unable to sign) – Passport not older than 10 years – At least 2 empty pages for visas – Non-Indonesians: KITAS/KITAP for Indonesia to be valid at least 3 months after return (original to be shown at VFS)	–
4. Recent photograph (Original): Sample chart – Photograph requirements as follows: – White or light grey background – Size 3,5 x 4,5 cm – The face should cover at least 80% of the picture – Not older than 6 months	Foto harus sesuai dengan contoh yang diberikan. Aku harus foto ulang di sana karena posisi fotoku agak terlalu jauh. Biaya pembuatan foto sebesar 50 ribu untuk empat lembar foto.
5. Cover Letter (in English/German or along with English/German translation) (Original): – Explaining detailed purpose of travel and – Describing travel itinerary (e.g. inter-city and long-distance trains, inter-city bus, domestic flights or flights inside the Schengen Area) planned for the entire duration of your stay; along with proof wherever applicable	Aku tulis dalam bahasa Inggris. Ini mirip dengan itinerary hanya saja dibuat dalam bentuk paragraf essay. Aku tulis semua info sesuai yang diminta, transportasi apa saja yang akan dipakai, tinggal di mana, tanggal berapa sampai berapa, dll.
6. Travel health insurance (Copy) – Valid for the entire duration of the requested visa and for all Schengen countries – Minimum coverage of 30,000 €, covering also evacuation and repatriation List of companies in Indonesia providing travel insurances that comply with the Schengen Visa Code requirements. – Coverage for potential COVID19 treatment has to be confirmed or mentioned in the T&C	Aku pilih MSIG karena yang paling murah dan sudah men-cover semua kebutuhan sesuai dengan syarat untuk pengajuan visa.
7. Travel Itinerary including (Copy) – Valid (existing) hotel/ accommodation booking/ reservation with full address (name, street, city, zip code, contact information, booking ref.)/ confirmation from private host – Flight reservation	– Untuk travel itinerary aku buat dalam bentuk tabel. Aku buat simpel seperti: 7 February 2024 explore Munich city, 8 February 2024 check out hotel -> heading to Vienna, dst. – Untuk hotel hampir semuanya aku booking di a&o hostels. Alasannya adalah hotel ini murah dan ada pilihan free cancellation. Jadi kalau visa ga tembus, tinggal cancel saja. – Ada satu minggu dimana aku tinggal di rumah temanku di Jerman, di itinerary aku tulis staying at a friend’s place (German citizen).
8. Purpose of travel (copy) – Invitation letter from Germany explaining the purpose of visit – Passport copy and if non-German host, copy of residence permit	Karena tidak mau ngerepotin temanku, invitation letter aku buat sendiri lalu minta temanku untuk tanda tangan. Untuk contoh invitation letter bisa cari di Google, ada banyak. Tinggal isinya disesuaikan dengan kebutuhan saja. Untuk memperkuat bukti, aku juga melampirkan beberapa fotoku bersama temanku.
9. Proof of the current employment situation of the applicant in Indonesia (Original): For employed or self-employed applicants: -> Signed cover letter/ No-objection-certificate from the company in Indonesia on company letterhead including details of: – Name of traveler and – passport number of traveler and purpose of trip and – duration of stay and – itinerary of the visit in brief and – postal address of the company in Indonesia and – telephone number of the company in Indonesia and – details about applicant’s working position and – starting date of employment and – net salary For students (Original): -> Confirmation of enrollment for the current semester Self-employed (Copy): -> Proof of Company Registration (SIUP) -> Company`s recent tax bill For Freelancers (copy): -> Short summary of the portfolio (one page incl. social media/online sales sites) -> Proof of the last three assignments (contracts, payment slips etc.)	Statusku saat ini adalah sebagai freelancer sebuah perusahaan Jepang yang bekerja untuk pemerintah Jepang. Karena hal ini, aku tidak bisa menunjukkan portofolioku karena alasan konfidensial. Untuk portofolio, awalnya aku akan memberikan CV-ku sebagai ganti protofolioku. Namun, si petugas mengatakan itu tak perlu, sebagai gantinya aku diminta untuk membuat surat pernyataan kenapa aku tak bisa memberikan portofolioku. Selain surat pernyataan, aku lampirkan juga screenshot daftar projects yang sedang aku kerjakan dari sistem tempat aku bekerja. Aku juga melampirkan tiga bulan terakhir invoice gaji yang aku terima.
10. Proof of financial means of the applicant in Indonesia: e.g. personal bank or savings account statements of at least the past 3 months, personal property, assets etc. (Original)	Aku hanya melampirkan rekening koran tiga bulan terakhir. Untuk aset, aku hanya ditanya saat wawancara tapi tidak diminta untuk bukti fisiknya.
11. Funding of the trip (only required, if costs aren’t born solely by the applicant)	Di dalam invitation letter aku tulis kalau perjalanan ini dibiayai oleh aku sendiri. “Please note that Ms. Titis will be financially responsible for her entire stay.”
12. Proof of marital status/family status (Original) to be shown at VFS + 1 copy)Up-to-date family card (kartu keluarga), not older than 6 months	Aku baru tahu kalau KK juga perlu di-update. Untuk KK terbaru bisa minta di kantor kelurahan/kecamatan. Gratis.
13. Children below 18 years of age (Original to be shown at VFS + 1 copy):	N/A

Wawancara

Secara keseluruhan, semua dokumenku sebenarnya sudah lengkap. Petugas hanya mengoreksi atau menambahkan di beberapa bagian di formulir aplikasiku. Beberapa dokumen tambahan yang perlu aku lengkapi adalah sebagai berikut: KK bahasa Inggris, foto ulang, foto copy visa Schengen yang sebelumnya, serta surat pernyataan kalau aku tidak bisa memberikan portofolioku. Untuk KK sendiri aku baru diberitahu saat wawancara kalau KK harus dalam bahasa Inggris yang diterjemahkan oleh penerjemah resmi/tersumpah. Katanya ini aturan terbaru makanya belum tercantum di website mereka.

Satu hal paling penting yang justru aku malah lupa untuk mencetaknya adalah tiket pesawat! Bisa-bisanya hal yang paling simpel seperti ini malah yang terlupakan #tepokjidat. Untungnya di resepsionis menyediakan jasa print juga, jadi sangat membantu tak perlu repot cari tukang foto copy. Yahhh meskipun harganya lumayan mahal jika dibandingkan dengan harga kalau di luar.

Setelah semua dokumen diperiksa, tibalah pada sesi wawancara. Pertanyaan yang diajukan sekitaran apa yang tertulis di dokumen yang aku isi. Ada pertanyaan soal kapan pertama kali pergi ke Eropa, ke negara mana saja, tujuannya apa, berapa lama, tanggal berapa sampai berapa, dll.

Selain itu, ada juga beberapa pertanyaan yang cukup personal seperti, kapan pertama kali dan terakhir kali aku bertemu dengan teman Jermanku tersebut, apakah dia warga negara Jerman, apakah di Jerman dia bekerja, hubungannya apa, tinggal di mana, dan nanti di sana akan kemana saja. Kemudian, ada juga beberapa pertanyaan seputar pekerjaanku, sebelumnya kerja apa, di mana, sekarang kerja apa, penghasilan berapa, punya aset atas nama pribadi atau tidak, orang tua tinggal di mana, dll. Wawancara ini berlangsung tidak terlalu lama, sekitar 15 menit saja.

Selesai wawancara, aku segera mempersiapkan semua dokumen yang kurang. Si petugas memintaku untuk melengkapi semuanya sebelum jam 3 sore. Saat itu adalah sekitar jam 12:30, itu artinya aku hanya punya sisa waktu sekitar 2,5 jam untuk mengerjakannya. Aku segera gugling penerjemah tersumpah, dan untungnya aku menemukan yang bisa langsung dikerjakan saat itu juga.

Sekitar jam 3 sore akhirnya semua proses pengajuan visa ini selesai. Aku masih punya cukup banyak waktu karena keretaku masih nanti jam 9 malam dari Gambir. Untungnya mall ini cukup lengkap sehingga ada beberapa pilihan kegiatan yang bisa aku lakukan sambil menunggu malam di sini. Kuputuskan untuk pergi nonton karena kebetulan ada bioskop juga di lantai atas. Lalu malamnya, aku makan malam bersama teman yang kebetulan tempat kerjanya ada di sekitar sini.

Beberapa hari setelah pengajuan, aku mencoba memeriksa status visaku. Agak kaget, ternyata visaku sudah sedang dalam proses pengiriman. Ketika kulihat dari tanggal pengirimannya, visaku dikirim tiga hari setelah pengajuan. Wow, aku tidak menyangka akan secepat itu. Meskipun begitu, aku masih belum merasa tenang karena bisa saja yang mereka kirim adalah surat penolakan pengajuan visa. Namun, kekhawatiranku sirna ketika aku sudah menerima surat tersebut yang isinya adalah pasporku yang sudah ditempeli visa Schengen. APPROVED!

Kesimpulan

Berikut adalah rincian proses pembuatan visa Schengen lewat Jerman. Untuk penjelasan setiap alurnya juga bisa ditemukan di tautan berikut ini.

• Siapkan persyaratan dokumen
• Buat janji temu. Ada pilihan layanan tambahan yang bisa ditambahkan. Bisa cek di sini
• Datang tepat waktu dan sesuai jadwal
• Lewati security, tunjukkan nomor booking janji temu
• Masuk ke area negara yang dituju, tunggu sampai dipanggil
• Cek kelengkapan dokumen dan wawancara
• Pengumpulan informasi biometrik (foto dan sidik jari)
• Selesai, pulang
• Lacak status pengajuan lewat nomor yang diberikan oleh petugas saat pengecekan dokumen di loket
• Hasil akan dikirimkan ke rumah atau bisa juga ambil sendiri di kantor VFS Global.

Semoga tulisan ini bisa membantu yang mau apply visa Schengen!